Aufgabenmanagement
mit KI.

In dieser Anleitung zeige ich dir anhand eines konkreten Beispiels, wie du die Optimierung von deinem Projekt- und Aufgabenmanagement mit KI am besten angehst.

Und ich teile mit dir die Lösung, die ich für Raphaela entwickelt habe.

Raphaela wollte:

• Alle To-do-Listen an einem Ort
• Mit Sprachnachrichten und einem KI-Assistenten die Listen und die Aufgaben anlegen, bearbeiten und abhaken können.
• Für alle Aufgaben auch Erinnerungen einstellen.

Mein Framework für den Aufbau von KI-Lösungen

Ich habe mich seit Anfang 2023 ganz auf den Aufbau von Lösungen mit generativer KI ausgerichtet und also schon echt viele Fehler gemacht.

Das folgende sind allgemeine Prinzipien nach denen ich arbeite und die ich dir echt empfehlen kann:

1) Fang immer mit der Aufgabe an

Beginne nicht mit dem Aufbau eines riesigen KI-Betriebssystemes für dein Projektmanagement, sondern schau zuerst auf das, was bei dir momentan funktioniert und überlege dann, wie du es optimieren könntest.

Raphaela hatte für ihre Aufgaben einfach verschiedene Listen in der Apple Notes App.

Jeden Sonntag hat sie ihre Woche geplant und dann die Aufgaben aus den verschiedenen Listen in die Aufgabenliste von der nächsten Woche rüber kopiert.

Das hat für sie funktioniert. Aber sie wollte, dass sie die Listen auch mit KI ändern kann:

“Wenn ich am Autofahren bin will ich via Sprachnachricht sagen können was ich für ein Projekt noch alles erledigen muss. Und genial wäre, wenn das dann automatisch auf der richtigen Liste eingetragen wird.”

2) Simple is beautiful

Für jede Art von KI- oder Software-Lösung gilt - je einfacher, desto besser.

Das ist zumindest meine Meinung.

Ich finde die Dinge so einfach und so minimalistisch zu bauen wie möglich. Und nur mit genau dem, was es wirklich braucht ist nicht nur eine spannende Herausforderung, sondern auch eine Kunst.

Das war z.B. immer auch die Philosophie von Apple.

Das spiegelt sich auch in der Notes App von Apple, die Raphaela bereits verwendet hat.

Also war es naheliegend, dass die sich die neue KI-App für Raphaela an dem Design der Notes App orientieren sollte.

3) Daten sind der Schlüssel

Wenn du die Daten im Griff hast, kannst du immer am meisten aus jedem KI-Projekt raus holen.

Deshalb schau dir immer zuerst die Daten an und plane das ordentlich.

Die Daten für das Projekt- und Aufgabenmanagement im Fall von Raphaela waren im Endeffekt einfach einige Listen mit Aufgaben.

Aber wenn wir genauer hinschauen, dann gibt es:

• Eine Heute Liste mit Aufgaben, die heute erledigt werden müssen.
• Wochenlisten
• Monatslisten
• die Listen der verschiedenen Projekte

Wenn Raphaela ihre Woche plant, löscht sie die Aufgaben von ihren Projekt-Listen und verschiebt sie auf die Heute-Liste oder Wochenlisten.

Aber ideal wäre, wenn die Aufgaben auf den Projekt-Listen bleiben und gleichzeitig auf der Heute-Liste sein können. Und wenn sie abgehakt sind, sollten sie überall als Erledigt markiert werden.

Außerdem hat sich Raphaela gewünscht, dass für jede Aufgabe auch eine Erinnerung eingestellt werden kann.

In diesem Fall reichen diese Überlegungen schon für die Planung einer soliden Struktur mit der die Daten später gespeichert werden sollen.

4) Datenschutz

Welche Daten wollen wir mit der KI teilen? Das ist immer eine wichtige Frage bei der wir genau hinschauen müssen.

Raphaela wollte nicht ihre ganze Apple Notes Liste mit KI teilen. Stattdessen wollte sie bestimmte Projekte und Aufgaben gezielt in das neue KI-Tool importieren.

5) Zeitlos

Jetzt kommen wir schon zur Wahl der optimalen Tools für den Aufbau der Lösung für das optimierte Aufgabenmanagement.

Ich persönlich versuche, alles immer so Modell- und Plattformunabhängig wie möglich zu bauen. Denn es kommen täglich neue KI-Modelle und Lösungen auf den Markt. Wenn du möglichst flexibel aufgestellt bist kannst du schnell und einfach wechseln und immer das optimale herausholen.

Deshalb plane ich den Aufbau auch immer anhand der folgenden Frage:

“Wie kann ich das so zeitlos und Plattformunabhängig wie möglich aufbauen, damit das auch in 10 Jahren noch effizient laufen wird?”

Für das Aufgabenmanagement-Tool von Raphaela brauchen wir eigentlich nur folgendes:

a) Eine App-Oberfläche für das KI-Tool

Die erste Version hat übrigens so ausgesehen:

b) Ein KI-Tool, um die Listen zu bearbeiten

Raphaela hatte bereits ein ChatGPT Abo. Deshalb hat es Sinn gemacht, das KI-Tool einfach mit ChatGPT zu verbinden, damit sie die Listen und Aufgaben dann im Chat mit ihrem KI-Assistenten oder auch durch Sprachnachrichten bearbeiten kann.

c) Eine Datenbank und ein MCP Server

Raphaela wollte ihre Aufgaben so wie die Apple Notes App sowohl vom Handy aus bedienen können als auch mit ihrem Laptop.

Damit das möglich wird und alles auf allen Geräten immer aktuell ist, brauchen wir also auch einen Server, auf dem die App-Oberfläche gespeichert ist und eine Datenbank für die Projekt- und Aufgabenlisten.

Und damit ChatGPT auf diese Datenbank zugreifen und Änderungen machen kann, braucht es auch noch einen MCP-Server. Das ist im Endeffekt einfach eine Schnittstelle mit der sich ein KI-Modell wie ChatGPT auf der Aufgaben-App “einloggen” und dann die Aufgaben und Projekte bearbeiten kann.

Wie du das so einfach und effizient wie möglich aufbaust, erkläre ich dir gleich im Umsetzungs-Teil. Aber bevor wir dazu kommen stelle ich dir noch zwei wichtige allgemeine Prinzipien von mir vor, die du bei der Planung beachten solltest.

6) Macht es Sinn?

Nur weil uns Technologie etwas ermöglicht, heißt das nicht, dass es auch Sinn macht und wir es umsetzen sollten.

Ich persönlich finde, wir sollten uns in diesen Zeiten immer auch Fragen, warum wir etwas anstreben und ob es auch wirklich Sinn macht. Denn viele unserer Wünsche haben eher mit Kompensation zu tun und machen unser Leben und unsere Welt nicht wirklich besser, sondern alles nur noch komplizierter.

Komplizierter ist dabei das Stichwort im Zusammenhang mit dem Aufbau von KI-Tools. Ich beobachte leider immer wieder, dass komplexe Tools und KI-Betriebssysteme aufgebaut werden, bevor überlegt wird, welches Problem eigentlich gelöst werden soll und wie das das Unternehmen konkret weiterbringen soll.

Wobei Sinn nicht immer Produktivitätsgewinn oder Umsatzsteigerung bedeuten muss.

Ich finde, Dinge zu machen, einfach weil du sie cool findest, macht auch Sinn. Aber schau dir immer auch das Warum hinter den Dingen an, die du anstrebst.

7) Körig

Das letzte Prinzip für den optimalen Aufbau von KI-Tools, das ich hier ansprechen will ist gleichzeitig das universelle Lebensprinzip bei uns hier in Vorarlberg.

Mit “körig” meine ich, dass du deine KI-Tools so solide wie möglich aufbaust - also durchdacht, solide mit einem guten Fundament, dass so zeitlos und effizient wie möglich ist und möglichst optimal funktioniert.

Umsetzung des Aufgabenmanagement-Tools

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Das schwierige ist in den heutigen Zeiten nicht mehr die Technik, sondern eher das herauszufinden was du wirklich willst, was du brauchst und was Sinn macht und dir deine Arbeit wirklich erleichtert.

Das ist genau das, was ich im Rahmen der persönlichen Beratung mit der KI-Werkstatt mache.

So ein Tool wie das was wir gerade für Raphaela geplant haben, kannst du dann einfach mit folgendem Prompt umsetzen:

1 · Die App mit dem Prompt aufbauen

Öffne eine neue Session, in der ChatGPT Sites verfügbar ist. Kopiere diesen Prompt hinein und lass dir die App aufbauen. Verwende für die erste Prüfung nur erfundene Aufgaben.

Baue mir mit ChatGPT Sites eine private Aufgaben-App für Handy und Computer. Orientiere Design und Bedienung ausdrücklich an Apple Notes: schlichte Listen, Checkboxen und Dark Mode.

Die App soll:
- Eigene Projekt- und Themenlisten verwalten.
- Aufgaben anlegen, bearbeiten, abhaken, verschieben und löschen.
- Notizen, Fälligkeiten und Erinnerungen unterstützen.
- Ansichten für „Heute“, „Diese Woche“, „Nächste Woche“ und „Dieser Monat“ bieten.
- Ausgewählte bestehende Listen importieren und alle Daten exportieren.

Speichere jede Aufgabe nur einmal. Sie soll gleichzeitig in ihrer Projektliste und der passenden Zeitansicht erscheinen. Änderungen und Erledigtstatus gelten überall.

Richte eine dauerhafte Datenbank und einen MCP-Server ein, damit ich meine Listen und Aufgaben auch in ChatGPT per Text oder Sprachnachricht bearbeiten kann. Website und ChatGPT greifen auf dieselben Daten zu. Nur ich darf darauf zugreifen.

Halte die App so einfach wie möglich. Setze sie um, teste das Zusammenspiel und gib mir den App-Link sowie eine kurze Anleitung zum Verbinden mit ChatGPT.

2 · Privat bereitstellen und mit ChatGPT verbinden

• Lass die App privat bereitstellen. Nur dein eigenes Konto soll auf Website, Daten und MCP-Server zugreifen können.
• Öffne den ausgegebenen App-Link und melde dich mit deinem Konto an.
• Verbinde die von Sites bereitgestellte persönliche App nach der ausgegebenen Anleitung mit ChatGPT. Starte anschließend einen neuen Chat, damit die neuen Werkzeuge verfügbar sind.
• Bitte ChatGPT zunächst, die vorhandenen Listen zu zeigen. Wenn der Zugriff fehlt, lass die Verbindung prüfen, bevor du echte Daten übernimmst.

3 · Zusammenspiel prüfen und ausgewählte Listen übernehmen

• Lass im Chat eine Testliste und eine Aufgabe mit heutigem Datum anlegen. Prüfe, ob dieselbe Aufgabe in der Website in ihrer Projektliste und unter „Heute“ erscheint.
• Hake sie im Browser ab und frage im Chat nach ihrem Status. Ändere danach eine Aufgabe im Chat und lade die Website neu.
• Übernimm erst danach die ausgewählten Listen. Der Import in dieser Beispiel-App unterstützt JSON, CSV und Text; ein direkter Zugriff auf Apple Notes ist nicht eingebaut. Lass deine ausgewählten Notizen bei Bedarf in das angezeigte Importformat umwandeln und prüfe die Vorschau.
• Lade über den Export eine vollständige JSON-Sicherung herunter und prüfe, ob Listen und Aufgaben enthalten sind.

Was im Praxistest funktioniert hat

Ich habe genau diesen kurzen Prompt am 26. Oktober 2026 in einer neuen Session ausgeführt. Die so entstandene Beispiel-App wurde mit GPT 6.1 Sol programmiert. Sie ist eine neue Umsetzung des beschriebenen Aufbaus; Raphaelas eigene App und Daten bleiben davon getrennt.

Im Live-Test funktionierten die gemeinsame Aufgabenverwaltung zwischen Browser und MCP, alle elf MCP-Werkzeuge, Zeitansichten, selektiver Import ohne Dubletten und der vollständige JSON-Export. Die Darstellung wurde am Desktop und in einer schmalen Browseransicht geprüft. Ohne Anmeldung lieferten Website und Schnittstellen keine Aufgabendaten.

Bei Erinnerungen gibt es eine wichtige Grenze: Diese Umsetzung speichert Erinnerungszeiten und bietet einen Kalenderexport. Automatische Push-Erinnerungen bei geschlossener App sind nicht enthalten. Den tatsächlichen Empfang von Benachrichtigungen, die Sprachbedienung und die Nutzung auf einem echten Handy habe ich in diesem Test nicht geprüft.

Quellcode für deine eigene Installation

Den vollständigen Quellcode, den verwendeten Prompt und die dokumentierten Tests findest du im öffentlichen GitHub-Repository. Dort stehen auch die Voraussetzungen für eine eigene Instanz. Quellcode und README auf GitHub öffnen (neuer Tab)

Wenn du den vorhandenen Code verwenden möchtest, lade das Repository herunter oder gib den Repository-Link deiner KI-Programmierumgebung. Lass sie die README lesen und eine neue private Instanz einrichten. Die Vorlage verwendet ChatGPT-Sites-Komponenten für Datenbank, Anmeldung und MCP. Ein unabhängiger Cloudflare-Betrieb benötigt zusätzlich eine eigene Anmeldung, Zugriffskontrolle und MCP-Verbindung.

Verfügbarkeit und Kosten hängen von deinem Konto, dem gewählten Anbieter und der Nutzung ab. Prüfe die angezeigten Konditionen vor dem Bereitstellen. Cloudflare bietet für Workers und D1 begrenzte kostenlose Kontingente; daraus folgt kein unbegrenzt kostenloser Betrieb.

Cloudflare Workers: aktuelle Konditionen (neuer Tab)

Cloudflare D1: aktuelle Konditionen (neuer Tab)

Wenn du den Aufbau auf deine eigene Arbeit abstimmen möchtest, schicke ich dir gerne individuelle Empfehlungen und eine passende Anleitung. Fordere sie hier kostenlos und unverbindlich an:

Das Fazit von Raphaela

In meiner KI-Werkstatt setze ich solche Tools nach einer guten Planung für meine Klienten um.

In einem gemeinsamen Termin helfe ich ihnen dann dabei alles auf ihrem Computer zu installieren und zeige ihnen wie sie den KI-Agent oder in diesem Fall das KI-Aufgabenmanagement Tool optimal bedienen.

Raphaela habe ich für dieses Projekt auch alle Infos mitgegeben, um ihr KI-Tool selbstständig weiterentwickeln und optimieren zu können.

Ich erstelle für die KI-Werkstatt am liebsten individuelle Informationen zusammen, damit man nicht erst 1000 Videos anschauen muss, sondern genau die Unterstützung findest, um zielgerichtet so schnell wie möglich weiterzukommen und Dinge aufzubauen, die den Arbeitsalltag wirklich messbar erleichtern.

Das sagt Raphaela über den gemeinsamen Aufbau:

Was für Projektmanagement mit KI sonst noch möglich ist

Möglich ist vieles! Das macht es aber nicht unbedingt einfacher.

Spannend ist auch, wie sich die meisten bekannten Projektmanagement-Tools inzwischen versuchen neu aufzustellen in diesem Zeitalter der KI.

Asana beschreibt sich inzwischen als Betriebssystem für Mensch-KI-Teams. Asanas aktuelle Ausrichtung ansehen (neuer Tab)

Ich glaube, der Luxus der heutigen Zeit ist Klarheit. Und genau die helfe ich dir in meinem kostenfreien Erstgespräch zu finden.

Ich berate dich gerne zu den aktuellen Möglichkeiten und helfe dir zu Entscheiden, welcher nächste Schritt für dich aktuell am meisten Sinn machen würde.